ICA revolutionerar fakturaautomation med Cosmoz

- När man överväger ett nytt fakturahanteringssystem kretsar den traditionella approachen kring specialiserade system enbart dedikerade till fakturahantering. På ICA valde vi ett bredare perspektiv och såg hela omfattningen som en automatiseringsprocess, säger Simon Harmark, chef för automation på ICA, när han reflekterar över hur allt började.

Det är onekligen ingen liten operation. Med cirka 1 300 butiker, inklusive huvudkontoret, hanterar ICA en imponerande mängd på 175 000 fakturor per månad. Den centrala organisationen på ICA samt 800 butiker har redan anammat det nya systemet, och arbete pågår för att utöka dess räckvidd och skala upp automatiseringen ytterligare.

Enligt Simon Harmark har initiativet varit i drift i drygt ett år, och sedan lanseringen i april 2018 har automationsnivån sett en anmärkningsvärd ökning. Även om exakta siffror som detaljerar mängden sparad tid och pengar är svåra att leverera, noterar Simon Harmark att automationsgraden har ökat från ungefär 40% till imponerande 90%.

På Neovici är det viktigt att särskilja deras approach från vanliga mjukvarurobotar. Istället för att förlita sig på konventionell robotstyrd processautomation (RPA), föredrar Neovici att betona betydelsen av Intelligent Process Automation (IPA). Patrik Kullman, CTO på Neovici, säger:

- IPA handlar om att uppnå 100% automation genom hela processen. Vår plattform tillämpar sin logik på kundens affärslogik, riktar in sig på de mest betydande problemområdena och använder dataanalys och maskininlärning för att identifiera framväxande problem och symptom. Följaktligen kan vi automatisera operationer på flera nivåer, utan begränsningar.

Patrik Kullman understryker vidare nödvändigheten av att etablera en solid grund för automatiseringsprocessen, med tanke på riskerna förknippade med att maskininlärningsalgoritmer potentiellt kan lära sig felaktigt.

- Noggrannhet är avgörande för att upptäcka fel, och det är viktigt att ställa in allt korrekt redan från början. Med automatiseringsverktyg som vår plattform blir felminimering en integrerad aspekt av hela automatiseringsprocessen.

Patrik Kullman noterar att medan plattformen kan hantera pappersfakturor är digitala fakturor naturligtvis mer önskvärda. Simon Harmark betonar dock att inte alla leverantörer har anammat digitala metoder. ICA stöter fortfarande på pappersfakturor från lokala leverantörer som föredrar traditionella leveransmetoder, och detsamma gäller för många utländska leverantörer.

- Vår utgångspunkt är att det ska vara så enkelt som möjligt för butiken, eftersom de vill fokusera på kunder och försäljning, och inte arbeta med administration. Så nu fortsätter resan med att förenkla vardagsadministrationen i butikerna, säger Simon Harmark.

*Ovanstående är en artikel ursprungligen publicerad i Computer Sweden 2019-05-03. Sedan dess är automationsnivån för ICA 90%, och Neovici har fortsatt att automatisera flera arbetsflöden för livsmedelskedjan. Läs hela artikeln ‍här.